贈答品を送るときのマナー
事前に送り状を送る
ビジネス関係の方にも、お中元やお歳暮、年賀などと贈答品を贈る機会は年に何回かあります。
ただどんなに素晴らしい品でも、連絡もなしに贈ると、送りつけたようなイメージになります。
無理矢理送りつけたという印象を持たれないために、事前に送り状を相手に送ります。
送り状が届くタイミングは、贈答品が届く3日ぐらい前にします。
送り状には、季節の挨拶や感謝の言葉、贈答品について書き、最後にまとめの文章で締めます。
相手宛に名前や会社名、住所も記載しますが、それらには間違いが無いように、一度確認しましょう。
肩書きなども書くときは、間違えないよう注意が必要です。
手紙で送るのが正式なスタイルとされており、手書きで書き、最後に上司に確認してもらうと良いでしょう。
または字が汚いと思うならば、パソコンで書いても構いません。
送り主の名前は、会社名と自分の役職と名前を書いておきます。
品物について
お中元やお歳暮など、それぞれの時期の贈答品には、定番の品があります。
会社から贈るのならば、品物は会社で選ぶことが多く、その品を贈ります。
自分で選ぶように指示されたときは、相手の好みを考えて、相手に相応しいと思う者を選びましょう。
これにはやはり、日頃から相手とのつきあいがあり、好みをある程度知っておく必要があります。
また会社の部署宛に贈答品を贈るならば、部署の人数を考慮します。
20人いるような部署なのに、10名分しか贈らないのは失礼であり、人数分贈るようにしましょう。
贈答品としては、日持ちの悪い生ものは向いておらず、食べ物でもある程度日持ちする方がよいです。
会社に届いたとしても、すぐに持って帰るとは限らないので、そのことを考えて品物を選びましょう。
贈る時期を逃したとき
もしも贈る時期になって、贈答品を贈るのを忘れてしまったら、お中元であればお歳暮の時期に贈るようにするなど、次の機会に贈るようにしても良いでしょう。
または贈り忘れてしまい、後で気がついたならば、挨拶状だけを送っても構いません。
お中元やお歳暮は、関東と関西でも時期が1ヶ月ほどずれているので、遠くの方に贈るときは、時期に注意します。
時期を逃したのに、後から慌ててお中元やお歳暮を贈るようなことはしないようにします。
相手によっては事前に断られるようなこともあります。
そのような断った相手へは、無理して贈答品を贈るようなことはしません。
うっかりと相手に贈ってしまい、今後は遠慮しますなど断りがきたときも、今後は贈らず、配慮せず贈ってしまい申し訳ありません、など一言伝えると良いでしょう。
会社の決まりで受け取れないような立場の方は、贈るとそのまま断りの手紙と一緒に返送してくることもあります。